Складання документів — навички, які рано чи пізно можуть стати у нагоді кожному громадянину. Офіційний стиль спілкування буде потрібен для звернення в будь-які органи влади. Однак, щоб вас почули та вчинили потрібні дії, необхідно правильно та грамотно оформити документ. Якщо немає бажання робити це самостійно, ви завжди можете звернутися за допомогою до наших юристів. Фахівці компанії готові допомогти при складанні будь-якого типу документації.
Правила оформлення документів
Кожен документ має свої особливості в залежності від його змісту, форми, адресата та інших факторів. Однак існують загальні вимоги до складання документів, дотримуватися яких потрібно завжди. Серед них:
- Акуратність. Що за документ ви б не оформляли, важливо забезпечити його акуратний зовнішній вигляд. Немає значення, напишете ви його від руки або наберете на комп’ютері. Використовуйте для цього аркуш формату А4. Прослідкуйте, щоб на ньому не було плям або виправлень. Якщо допустили помилку, не потрібно черкати або намагатися виправити текст, краще перепишіть його заново.
- Грамотність. У документації не повинно бути орфографічних помилок. Це заздалегідь покаже вашу неграмотність, несерйозне ставлення до документу, що негативно вплине і на ставлення до нього чиновника.
- Стислість. Визначаючи, як написати клопотання, користуйтесь правилом: «Стислість — сестра таланту». Багато припускаються помилки, думаючи, що чим більше деталей написано, тим більш значущою здаватиметься ваша проблема. Однак зайва «вода» тільки забирає час і відволікає від самої суті скарги. Текст рекомендується викласти на 1-3 сторінках. Якщо у вас є важливі докази, їх можна додати окремими документами.
- Посилання на закон. Хороша скарга повинна бути обґрунтована посиланнями на конкретні норми законодавства. Таким чином ви не тільки покажете свою обізнаність, а й підкажете чиновнику вигідне для вас рішення.
- Чіткість вимог. Процесуальні документи містять в собі певні вимоги. Інакше все написане втрачає сенс. Чиновник може і не здогадатися, чого ж ви в підсумку хочете домогтися, тому, щоб результат був максимально позитивним, всі вимоги повинні бути чітко сформульованими.
Як написати скаргу?
Будь-який документ починається з написання так званої «шапки». У ній вказуються дані адресата і заявника, контактна інформація, яким чином можна зв’язатися з людиною і дати їй відповідь. Писати ви можете як конкретній особі, так і організації в цілому або її структурному підрозділу.
Звернення також може бути індивідуальним або колективним. Як показує практика, останні навіть є більш ефективними, оскільки зачіпають інтереси декількох осіб.
Далі пишеться заголовок, в якому вказується найменування документа. Це може бути скарга, заява, клопотання тощо. Виходячи з назви, визначається його зміст, а також порядок розгляду.
Якщо подивитися зразки написання заяви, то ви побачите, що опис всіх подій має бути в хронологічній послідовності. При цьому краще уникати будь-яких оціночних суджень, зайвих повідомлень, зосередивши увагу виключно на фактах, які мають значення для розгляду вашого питання.
Закінчуватися документ повинен проханням, а також датою його складання і підписом заявника. Якщо ви ще прикладаєте до нього якісь докази, всі матеріали також слід перерахувати наприкінці тексту.
Серед вимог може бути прохання утриматися від певних дій, прийняти, скасувати або змінити прийняте рішення або здійснити конкретні заходи, спрямовані на відновлення порушених прав тощо.
Щоб всі вимоги до складання документів були дотримані, рекомендуємо звертатися для їх оформлення до професіоналів «Ессеншал»!